[仕事・プライベート]手帳を上手に使うために、実践していること

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こんにちは。

アウトプットのためブログを運用しているryoichiです。

手帳を使っているが、空白ばかりで記入することがほとんどない

書き方が統一されておらず、メモ帳のようになっていて、手帳の目的を使う意味がない


こんな悩みを抱えていないでしょうか?

この内容は、私自身がやり方に悩み、書籍などでインプットし、実践したことをアウトプットし、

皆さんに知ってもらえるようにブログに記載しています。

まず、手帳の書き方に正解はありません。必要なことが記載されていればそれは十分に手帳としての役割を果たしていると言えます。

ですが、私が実践している手帳の記入方法で、下記の目標を達成することが出来ました。

  • 目的達成
  • 時間管理
  • タスク漏れを防ぐ

皆さんが実施している方法と合わせて、確認していただければ幸いです。

順を追って、私が実践していることをお話しします。

手帳の種類

現在使用している手帳は高橋手帳のシャルム レフト式です。

No.351 シャルム® 1【ネオブラック】 | 2023年版手帳 | 高橋書店
切り返しの付いた高級感溢れるカバーデザイン、ライフスタイルに合わせた豊富な記入形式、使いやすさにこだわった機能性…。迷ったらまず、使ってほしい、高橋書店の「ニューベーシック」な手帳シリーズです。

レフト式手帳は

  • 週間の時系列で把握できること
  • 右側のフリースペースが大きいこと

上記の点より自由度が高く、スケジュール管理とタスク管理を両立させやすいです。

大きいサイズであれば、余白部分の自由度はさらに上がります。

小さいサイズは取り回しやすく、持ち運びが非常に便利です。

自分に適した手帳かは書き続けていかないと分かりにくいです。

継続することが非常に重要です。

手帳への記載ルール

基本の記載方法として、

  • 左の時間軸には15分以上かかるタスクを記載
  • フリースペースは半分に分けて、タスクリストとメモ欄にする
  • タスクリストは☑で修了確認をする
  • 黒:業務、仕事など 赤:追記、注意など 青:プライベートで色分け

15分以上のタスクを時間軸に落とし込んでいくと、タスクの漏れを防ぎ、空き時間の把握につながります。パッと見て、作業時間と空いている時間がわかることで、作業の進捗や、追記があっても対応しやすくなります。

フリースペースは、時間はかからないが今やらないタスクを書き込み、修了確認のため☑を付けることで抜け漏れを防止します。

メモ欄はタスクで追記事項や、注意事項の書き込み、思いついたことやその日に使用した金額など、仕事、生活する中でのメモにすると使い勝手が良いです。

視認性を高める方法として、3色ボールペンを用いて、色分けをすることで判断の速度を高めることができます。これ以上になるとごちゃついた印象となり、視認性が落ちます。

目標達成のための使い方

現在使用している高橋手帳 シャルムでは、年、月、週でカレンダーが分かれているため、目標の設定をするために使いやすくなっています。

  • 年、月、日に達成したい目標を記載し、達成出来たら☑
  • 順に大→中→小の目標になる
  • 時間軸で達成可能な目標となるため、実施できることで成功体験につながる

達成したい目標は、年は自分には少しハードルが高いと思われる目標

月は定期的に時間を割くことで達成できる目標

日は必ずやることとすることで、自然に大きなハードルに挑戦できるようになります。

細かい毎日の成功体験を積むことで、大きな目標達成につながります。

少し余談 体調管理

手帳を付ける癖をつけていくことで、どんどん書くことが楽しくなってくるタイミングがあります。

そこでおすすめなのが、日々の体調コントロールのために項目を作り、毎日記載することです。

  • 身体的、精神的な体調を1~5段階評価
  • 睡眠時間管理(睡眠時間、起床時間)
  • 食事内容(主食・メインなど)
  • 運動内容(何キロ走った、○○した)
  • その他(体調不良、トラブルなど)

日々記載することで、自分を評価するデータが作られます。

前日に肉と酒→体が重く感じる、下痢になる

睡眠不足→仕事に集中できず、やる気が出ない

など、体調不良となる原因を抽出することが可能です。

当たり前のことと思うかもしれませんが、これを1年間継続することで、
自分の体をコントロールするすべを頭で考えるのではなく、手帳が管理してくれるようになります。

まとめ

  • 使いやすい手帳を準備する
  • 時間がかかるものはスケジュール、その他はタスクリストへ
  • カレンダー、スケジュールを目標達成とリンクさせる
  • 体調管理の記入をすることで、自らのコントロールにつながる

記入することができる手帳を使いこなすことで、目的達成、時間管理、タスク管理は飛躍的にレベルアップします。

私は文字を書くということにこだわったため、手帳による管理ですが、デジタル手帳でもやることは変わりません。

単純なことですが、書いて消すというだけで、振り返るとこんなにやったんだなと達成感が得られ、
自己評価につながります。

手帳を買ったんだけど、空白ばかり、書くことがないという方は試してみてください。

いかがでしたでしょうか。

私が実践したり、体験したことで得たものをかみ砕きながら自分のやり方に変えています。

少しでもみなさんのお役に立てれば幸いです。

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