「作業」ではなく「仕事」をする時間を作る3つの方法

時間をコントロールする 仕事

こんにちは。

アウトプットのためブログを運用しているryoichiです。

「作業」が多くてやらなければならない「仕事」に手を付けられない

ルーチンワークとなる「作業」だけをしている

こんな悩みを抱えていないでしょうか?

この内容は、私自身が仕事に悩み、書籍などでインプットし、実践したことをアウトプットし、

皆さんに知ってもらえるようにブログに記載しています。

今回参考としたのは下記の書籍です。

本書籍を読むことで、

  • 段取りの重要性
  • 手帳による可視化されたスケジュール管理

を学ぶことが出来ました。著者へ感謝申し上げます。

本内容で、必要なことは3つです。

  • やることの優先順位を付ける
  • 「作業」は時間を決める
  • 空き時間に「仕事」を行う

順を追って、私が実践していることをお話しします。

やることの優先順位

社会人として働いているあなたは、定められた業務時間があるため、9時間近くは拘束されてしまいます。

1日の時間は24時間と決まっているため、単純に言えば残りの時間は24-9=15時間しかありません。

仕事を効率的に終わらせ、家庭や趣味に使うためには、残業を行っている暇はありません

残業を行わないようにするには、時間をコントロールするという意識を持つ必要があります。

時間のコントロールのためには、スケジュール帳や1日のやることリストなど記入するものがおすすめです。

時間のコントロールを意識したうえで、まず行うことは業務の優先順位をつけることです。

ビジネス書などを読まれる方は、下記のようなマトリクスをご覧になったことがあると思います。

この4つのカテゴリーの中で、業務の優先度が高いものはAです。

緊急・重要が高いBではないの?と思われる人が多いと思います。

ですが、緊急度が高いものというのは

  • クレームの対応
  • 納期の短いもの
  • 締め切りが近いもの

上記のようにやらざるを得ないものがほとんどです。

こういった業務は突発的に発生することが多く、時間のコントロールをすることが難しいため、

発生したら都度つぶしていくようなモグラたたきになることが多いです。

あなたがこれから時間を作るために行うことは、モグラたたきをしながらですが、

Aの緊急ではないが重要な業務を着実に行い、緊急性の高い業務に備える時間を作ることです

緊急性が高い業務はやらざるを得ない 

あなたにとって重要な業務に当てる時間を作ろう

「作業」の時間を決める

業務の優先順位を分けていくと、日・週・月の中で定期的に行わなければならない業務がわかります。

ルーチンワークは頭を使わずに行えることも多く、かかる時間も把握しやすいです。

私はこれらを「作業」として一定のルールにしています。

  • 5分以内に終わることは即実施する。
  • 15分以上かかることは締め切りに注意して、手帳へ落とし込む
  • 手帳にかかる時間を枠で囲い、見えるようにする。
  • 手帳への記載は☑にして、終了したかわかるようにする

上記を継続すると、1日・1週間・1ヶ月でかかる「作業」の時間がわかります。

先の見通しを付けやすくなるとともに、空いた時間がわかるようになります

すると緊急性の高い問題が発生した際に、「作業」をずらして対応が出来るか考えることができます。

すぐに終わる作業は即実施

時間がかかる作業は可視化し、空き時間を見えるようにする

空き時間に「仕事」を行う

作業の時間を把握し、まとまった空き時間が確保出来たら「仕事」を行いましょう。

「仕事」とはあなたしかできないことで自分以外に発信するものを言います。

上記のマトリクスに従えばこちらです。

あなたのなかで、中・長期にわたるしっかりとした計画に沿ったプロジェクトや

新規顧客の開拓など会社の生産性にダイレクトにかかわることや、土台となりうる

仕組みづくりなど、やらなければならないが緊急性のひくい仕事はありませんか?

確保された空き時間に行うのはこういった仕事です。

「仕事」は時間がかかると認識されるため、少しずつでも進捗があると

やっていると思われます。周囲からも仕事をやっているなと見てもらえます。

「作業」に時間をかけていても誰も評価してくれません。

空いた時間に「作業」を入れるのではなく、手間でも膨大な時間がかかるものでも

「仕事」を入れましょう。

空き時間を認識することで「作業」をやるのではなく、あなたしかできない「仕事」をする

まとめ

  • 業務の優先順位を付け、本当にやることを見つけよう
  • 「作業」は即実施、出来ないものは可視化
  • 空いた時間であなたしかできない仕事をしよう

いかがでしたでしょうか。

私が読書で得たものをかみ砕きながら自分のやり方に変えています。

少しでもみなさんのお役に立てれば幸いです。

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