書類の整理・整頓方法

仕事

こんにちは。

アウトプットのためブログを運用しているryoichiです。

仕事をしていたり、生活していると何かと溜まってくる紙の書類がありませんか?

私は溜まっていく書類を整理・整頓するのが苦手で、辞典になるようなレベルまで溜めたことがあります。

この内容は、私自身が仕事に悩み、書籍などでインプットし、実践したことをアウトプットし、

皆さんに知ってもらえるようにブログに記載しています。

書類管理の基本は、自分の手元には残さずに、保管の場所を決めること、必要がない書類は捨てることです。

こちらを確認後に、書類管理を手順化し、溜めず、滞らず、デスク上が整理・整頓された状態にすることを目標としています。

まずは書類の分類について検討しました。

  • 共有化
  • 循環
  • 一時保管
  • 処分

それぞれの説明とどう分けるかの手順を説明します。

書類管理の基本は、自分の手元には残さずに、保管の場所を決めること、必要がない書類は捨てることです。

共有化

共有化にあたる書類は、

  • 部署内で閲覧するもの
  • 共有の棚へ保管するもの
  • リングファイル、プラファイルなどに綴じる

共有化する書類は、捨てることができません。該当する書類が入ったら、閲覧後に所定の棚へ保管する必要があります。

自分だけが見る書類でないため、書類の場所・何の書類かわかるようにしたうえで、綴じるようにします。

自部署内や周辺の保管棚を使うことになるため、最後に回ってくる人が担当することが多いです。

意識的にすぐ綴じるようにしましょう。

循環

循環にあたる書類は

  • 自分だけでなく、他の人が確認する必要がある
  • 書類が回る速度が速いため、溜まりやすい
  • 3段トレイによる管理などで、状態がわかるようにする

循環する書類は、会社全体への閲覧や、重要性の高い内容を含んだものが多いため、速度を重視する必要があります。

また、自分が対応しなければならないことがある場合に、他の書類と混じることで対応が遅くなる可能性があります。

そのため、3段トレイなど仕分けできる保管場所が適しています。

3段トレイを進行別に分けます。

  1. 受付
  2. 未対応
  3. 対応終了

上記のように分けて、何が終了していないか分かるようにし、定期的に対応終了を次に回す、保管をする必要があります。

自分・自部署だけでなく、全体が関わるため、遅れたり紛失することで信頼性に関わります。早期の対応を心がけましょう。

一時保管

一時保管にあたる書類は

  • 作成中・進行中の書類
  • マニュアル、メモなど
  • すぐに取り出せたり、確認できる場所にクリアファイルなどで、縦置きで置く
  • 進行別に区分けをするとさらに取り出しやすくなる

一時保管の書類は、自分の業務に関わるものが多いです。そのため、業務が増えていくごとに書類が増えていきます。

進捗管理も自分で行う必要があり、頻繁に取り出す可能性があるため、業務ごとにクリアファイルなどで分けることで、探す時間を減らし、紛失等を防ぎます。

進行別に区分けすることで、より効率的な管理となります。

  1. 準備
  2. 進行
  3. 終了

終了した書類は、すぐに処分する、または共有の保管へ入れることを意識することで、業務の修了確認をする必要もありません

処分

最後が処分する書類になります。

  • 目を通したら捨てるもの
  • 車内へのデータ保管でOK
  • 他の場所に保管されているもの
  • ネット上のデータなど

処分に当たる書類は、確認後は捨ててよい、または知識・情報として残したいものはPCにデータ保管するといったものです。

これらの書類は自分で持ち続けてしまう人も多いですが、自分が常に使うわけではなく、誰かが持っている・どこかにある書類は処分することが効率的です。

手順

  • 書類が入ったら、各区分けに従い分類
  • 溜まった状態の場合は整理する時間を取る
  • デスク、棚に保管されている書類は意識的に、処分、共有化をするように動く
  • 出口に出すためのタイミングを作ることで滞りなく書類を回す
    (1日1度、週に1度など)
  • 何かに使うかなと思うものはスキャンしてPCへ保存し、廃棄をする

まとめ

書類を片付ける手順を決めることで、作業エリアを広げることができる。

そのため、書類がどこにあるかを把握することができるようになります。

過去のメモなどはスキャンする手間は出ますが、紙で保管するよりも、PC上の検索に頼るほうが明らかに早いです。

仕事でも、家庭でも書類に追われている人、紙がどんどん溜まり、整理・整頓ができない方に
お勧めです。

いかがでしたでしょうか。

私が悩んだり、ネットで参考になる意見を見たり、本を読んだりで得たものをかみ砕きながら
自分のやり方に変えています。

少しでもみなさんのお役に立てれば幸いです。

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